BAB 1 MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

1. Pengertian Rapat
    Ada beberapa pengertian rapat antara lain:
    a. Menurut kamus Bsar Bahasa Indonesia
        Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, najelis.
    b. Rapat merupakan komunikasi kelompok secra resmi
    c. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat
    d. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka

         Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antara anggota komunikasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.

2. Fungsi Rapat
    Fungsi rapat ada 6, yaitu sebagi berikut :
    1. Untuk memecahkan masalah
    2. Untuk menyampaikan informasi
    3. Sebagai forum demokrasi, di harapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang            di kemukakan
    4. Sebagi alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi
    5. Sebagai sarana berorganisasi
    6. Ketentuan hukum

3.Jenis-jenis Rapat
   a. Rapat menurut tujuannya
       1. Rapat penjelasan
           Rapat penjelasan adalah rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para               peserta rapat.
       2. Rapat pemecahan masalah
           Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang               ada sedang di hadapi.
       3. Rapat perundingan
           Rapat perundingan adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau               mencari jalan tengah agar tidak meruginak kedua belah pihak.
   b. Rapar menurut sifatnya
       1. Rapat resmi (formal meeting)

           Rapat resmi adalah rapat di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang  sangat

           berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur jalannya rapat.

           Rapat formal akan mendapatkan pemebritahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang 

           biasanya di lengkapi dengan agenda rapat.

       2. Rapat tidak resmi (Informal meeting)

           Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.

           Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan 

           sesuatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera.

       3. Rapat terbuka

           Rapat terbuka adalah rapat yang dapat di hadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah 

           yang dibahas.

       4. Rapat tertutup

           Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang di

           bahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

    c. Menurut jangka waktunya

        1. Rapat mingguan

            Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali.

        2. Rapat bulanan

            Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali yang memebahas masalah-

            

        3. Rapat semesteran

            Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan selama 6 bulan sekali yang membahas masalah-

            masalah yang selama 6 bulan yang lalu dan membahas program baru untuk 6 bulan ke depan.

        4. Rapat tahunan

            Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali. 

    d. Menurut frekuensinya

        1. Rapat rutin 

            Rapat rutin adalah rapat yang ditentukan waktunya.

        2. Rapat insidentil

            rapat insidentil adalah rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas 

            masalah yang  sifatnya penting dan harus di laksanakan.

4. Syarat-syarat rapat yang baik
    1. Suasan terbuka
    2. Tidak ada monopoli
    3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
    4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
    5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
    6. Pertanyaan singkat dan jelas
    7. Disiplin waktu

5. Perencanaan dan persiapan rapat
    Dalam rangka penyelenggaraan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan
    pedoman atau pegangan dalam mempersiapkan, yaitu :
    * Why
    * What
    * Who
    * Where
    * When
    * How